Pocit nadměrného napětí? Pokud jste, a aniž byste chtěli přidat své starosti, nezapomeňte, že je to začarovaný kruh. Podle studie britského Nejzdravějšího pracoviště, vysoký stres a nedostatek fyzické aktivity způsobují, že průmysl ztrácí až 27 dní produktivního času na zaměstnance každý rok. Vzorek je známý každému červenokrvnému muži, který chodí do tělocvičny: hromada setkání znamená, že pro tělocvičnu není čas a plánované večerní jídlo se změní v milostné pomlčky poslední minuty z Deliveroo. Problém? Život s vysokým obsahem karbidu a nedostatek cvičení činí Jack neproduktivní kluk - a po dalším dni pomalé e-mailové hrůzostrašnosti a drtivé otroctví, problém je horší, ne lepší. Čas opravit.
Zadejte Graham Allcott, bývalého generálního ředitele a samozvaného "ninja produktivity". "Nejsem jedním z těch přirozeně organizovaných lidí," říká Allcott. "Můj přirozený styl práce je naprosto opačný: ohnivý, založený na nápadů, na strategické úrovni mnohem pohodlnější než na úrovni" dělá ", alergický na detaily a nereálný o tom, co je dosažitelné v daném časovém období. Všechny tyto vlastnosti jsou svým vlastním způsobem mezi mými silnými stránkami a udělaly mi úspěch ve věcech, které jsem udělal."
Zatímco Allcott říká, že hraje s těmito silnými stránkami, uznává je také "jako ochromující slabiny, které jsou. Změna vlastních špatných návyků a rozvoj silných a pozitivních nových mi umožnila pomáhat druhým dělat totéž. "Tím, že Allcott slíbil řízení času pro správu pozornosti, že je nemilosrdný s e-mailem a přerušuje informace, Allcott slibuje, dostanete všechny své práce hotova a mají čas na vaření v dávkách, lisování na lavičku a příležitostné křik Netflixu - a ráno se budete cítit lépe. Váš herecký kruh začíná zde.
Eliminujte stres
Stres je nevyhnutelný - je to rozumná chemická reakce vašeho těla v obtížných a nebezpečných situacích. Váš problém: mechanismy, které se vyvíjely, aby vás ochraňovaly před tygry, které byly namazané šavlíkem, neměly čas vystihnout okamžité zasílání zpráv a vždy na iPhonech a neustálý přísun drobných stresorů je produktivním vrahem. "Na čem pracujeme, naše adrenalinová hladina nás může přivést k tomu, že je to možné," říká Allcott. "Když však překročíme linii od zdravého adrenalinu k nezdravému, stresujícímu a nešťastnému, přecházíme z motivace a hybnosti k tomu, abychom byli potlačeni." Rozpoznat, kdy se to děje, a vy to budete schopni napravit.
Určete spouštěče
Různí lidé se dobře (a špatně) vyrovnávají s různými situacemi. "Tři klíčové oblasti stresu, které jsou typické pro většinu lidí, jsou panice nad tím, že jsou přetížené práce, nedostatek jasnosti o tom, co dělat, a dělat obtížné rozhodnutí," říká Allcott. Vezměte si pět minut, aby jste hodnotili od 1-5, jak to znepokojuje každý z nich, a budete vědět, kam se zaměřit své úsilí.
Získejte nějakou perspektivu
Je snadné si myslet, že všichni ostatní se pohybují rychleji než vy a dosahují více, obzvláště pokud věnujete pozornost jejich sociálním médiím. Zamyslete se nad obličejem, který prezentujete světu, a proti negativním pocitům, které byste mohli skutečně mít, a nezapomeňte, že jiní lidé dělají totéž.
Vyřešit tyto spouštěče
Nyní použijte svůj seznam: jaký je první krok k řešení stresorů, které jste právě zaznamenali? Pokud je nejasný cíl, je například problém, aby se objasnil - ať už to znamená sedět sám nebo plánovat schůzku, aby se vypořádala s kolegy. Pokud je to přetížení, seznamte se s různými úkoly a rozhodněte se, jaký je nejproduktivnější krok, který můžete provést v každém z nich právě teď.
Přijmout konflikt (když musíte)
Nikdo nemá rád konflikt kromě sociopatů, ale někdy je to nutné. Uvolňování konfliktů je klíčovým faktorem stresu. Pokud se můžete oslovit právě teď, udělejte to. Poklidně a s úctou, samozřejmě.
Mějte to hravé
Zaměřte se na stav hravé, produktivní hybnosti, kde jste pozitivní, uvolněni a pod kontrolou. Pamatujte, že jediná věc, která je zde odlišná od pocitu stresu, uvíznutí a znecitlivění, je to, co se děje ve vaší mysli.
DOPORUČUJEME: Jak se vypořádat se stresem při práci
Zorganizujte
Pokud váš stůl má kopu papíru a pracovní plochy počítače vypadá jako vánice, je čas se zbavit. "Stejně jako mnozí lidé používám papírové referenční systémy méně a méně v dnešní době a rád bych dosáhl bodu, kdy jsem byl skutečně bezpapírován - ale existují chvíle, kdy to udělá pouze papír," říká Allcott. "Myšlenka na dosažení bezpapírové kanceláře se mi zdá být špatným cílem usilovat o. Stačí začít s "mnohem méně papíru". "Zde je návod.
Buď nemilosrdný
Vyhoďte nebo recyklujte veškerý papír obsahující materiál, který je snadno dostupný na webu, včetně archivovaných novin nebo časopisů. Zdůrazněte památky a věci, které pravděpodobně budete potřebovat fyzické kopie - certifikáty, řekněme, a důkazy o adrese.
Máte "dobrý nápadový park"
To je vaše dumpingová země pro věci procházet, zkusit nebo sledovat, když jste uvízl na nápady do budoucna. Může to být seznam aplikací, nebo jen dokument založený na cloudovém rozhraní.Zahrňte podsložku pro doporučení hudby / filmu / YouTube, kdy potřebujete zábavu nebo máte deset minut volného času.
Zapsat kontrolní seznamy
Pro každou běžnou činnost ušetří prostor na mozku. Uchovávejte je pro týdenní obchod, úkoly, které musíte provést týdně nebo měsíčně, a pro společenské věci, které budou jinak zatlačeny do zadní části fronty. Ano, zavolejte své mamince.
Uchovávejte kalendář
Zní to směšně jednoduché, ale vlastně to děláte? Uchovávání online schématu povinných termínů uvolňuje cenný paměťový prostor, který byste jinak používali ke sledování. Pokud jste se zavázali k papírové verzi, pořizujte je s telefonem častými fotografiemi.
Praxe rozhodování
Být nemilosrdný je zpočátku těžký, ale jakmile se dostanete do informačních přetížení, řešíte e-maily a používáte kontrolní seznamy, bude to snadné. Držte to - odměny za to stojí.
Buďte více produktivní
Váš starý seznam úkolů je odsouzený. "Prostě nestačí, abychom nám poskytli agilitu ke zvládnutí různých úrovní složitosti, s nimiž se setkáváme ve své znalostní práci - od okamžitých kroků až po ty věci, které bychom mohli dělat, až po širší úkoly na úrovni projektu", říká Allcott. "Jedním z důvodů, proč standardní seznamy úkolů nefungují, je to, že se často snaží dělat to, co byste měli rozdělit na dva nebo tři různé seznamy." Zde je vaše nová, vícevrstvá verze.
Seznam projektů
Projekt je jakýkoli úkol, který potřebuje více než pár kroků k dokončení. Získání nového telefonu, řekněme, není jen jedna věc: to znamená výzkum, srovnání cen, nákupní a telefonní hovory. Váš seznam projektů by měl být pro věci, které nemusíte dělat každý den, ale budete potřebovat připomenutí, abyste zjistili, že děláte pokrok - možná jednou týdně. U jakéhokoli projektu rozhodněte, jaký výsledek zamýšlíte a jak budete měřit úspěch předtím, než jej zapíšete.
Seznam hlavních akcí
Toto je váš největší a nejdynamičtější seznam a měl by obsahovat všechny akce, které byste mohli udělat právě teď pro každý projekt, na kterém pracujete. Být specifický spíše než obecný: "zkusit návrh prezentace a rozhodnout o konečných změnách" je lepší než "dokončení prezentace", například. S tímto seznamem budete vždy jasné, co dělat dál. Zaměřte se na další akci, nikoliv na to, která vyžaduje vstup od jiných lidí, než ji můžete dokončit.
Denní seznam úkolů
Toto je soustředěný výběr ze seznamu hlavních akcí. "Přemýšlejte o Seznamu hlavních akcí jako o šatníku plném všech vašich oděvů a seznamu vašich každodenních úkolů jako o věcech, které dnes budete nosit," říká Allcott. Napište jej na poznámku Post-it nebo označte několik věcí jako "vysokou prioritu" ve svém kalendáři. Nejsi nadlidský člověk, tak si vybral dvě nebo tři nejdůležitější věci a jel jsem na to, jak je to udělat.
Koncové přetížení informací
Přezkoumejte konektivitu
Kontrola e-mailu a sociálních médií je uklidňující, protože se cítí jako pokrok. To není. První krok: Vypněte všechny zvuky a grafiky, které vás upozorňují na kontrolu nových e-mailů. Změňte svůj názor z "kontroly" na "zpracování". Pokaždé, když otevřete doručenou poštu, mělo by se stát, abyste zpracovali to, co se děje, a ne jednoduše zjistit, zda je něco nového.
Použijte Ds
Vaše nová mantra: Smazat, dělat to teď (pokud to bude trvat méně než dvě minuty), Udělejte to později, Delegujte nebo rozhodněte, že nepotřebuje akci, ale můžete je podat - buď pro budoucí použití, nebo aby zkontroloval, že se na něm podíval někdo jiný.
Nastavení e-mailu "řádek smrti"
Přesuňte každý e-mail starší než šest měsíců do vlastní složky. Přidejte v kalendáři čas do budoucího týdne, a pokud jste tyto e-maily nepotřebovali, odstraňte je. Stejně tak nastavte filtr pro odstranění e-mailů od lidí, kteří opustili vaši společnost.
Neposlouchejte podsložky
Potřebujete pouze tři: akce, čtení a čekání (v případě potřeby přidávejte @, abyste je udrželi v horní části struktury složek e-mailu). Akce je pro věci, které vyžadují akci, která bude trvat déle než dvě minuty. Číst je pro delší e-maily, ke kterým budete potřebovat. Čeká se na e-maily, kde čekáte na někoho jiného, abyste něco udělali - a kam chcete úspěšně uzavřít. Pokud je vám to jedno, neobtěžujte je sledovat.
Jděte tma
Nyní, když jste více organizováni, než aby jste si ověřili svůj e-mail, kdykoli budete chtít, udělejte to v nastavených časech. Jedním možným přístupem je 50-50 - rychlé skenování doručené pošty ráno, pak žádný e-mail až do odpoledne, kdy můžete jít všichni ven.Případně nastavte tři pravidelné časy: například brzy ráno, oběd a konec dne, například, nebo pokud jste v obzvláště reaktivní činnosti, přidělujte deset minut jednou hodinu, v hodině.
Zaměřte pozornost
Zapomeňte na správu času. V informačním věku, kde je vaše pozornost důležitější. "V pracovních pozicích založených na znalostech, které jsou opravdu jedinými úlohami, které odolávají automatizaci, jste zároveň šéfem a pracovníkem," říká Allcott. "Jste zodpovědní nejen za to, že děláte práci, ale rozhodujete se, jaká je práce, a rozhodněte se, zda reagovat na nové vstupy tím, že změníte své priority." Výsledek: konflikt, nerozhodnost a prokřešení, protože je těžké vědět, kdy "šéf "Nebo" přemýšlení "končí a režim" pracovníka "nebo" dělá "začíná.
Porozumět pozornosti
Je to omezený zdroj než čas. Je snadné si uvědomit, že vaše pozornost selhala, pokud jste na Twitteru po dobu šesti hodin denně, ale pokud vynaložíte 80% vaší pozornosti na schůzky, nebuďte překvapeni, pokud nebudete věnovat pozornost ostatním věcem. Myslete na pozornost, ne na čas, jako na novou měnu a rozdělte ji na proaktivní, aktivní a neaktivní fáze. Snažte se dělat svou nejlepší práci během vašich výbuchů proaktivnosti a zachránit hrůznou práci pro neaktivní čas.
Vypracujte svůj rozvrh
Na papíře mapujte průměrný den: počáteční a konečné časy, přestávky a veškeré práce, které provedete před nebo po plánovaných hodinách. Vyzkoušejte, když jste nejvíce pozorní nebo pomalý - jste pomalý startér nebo pomalý po obědě? Poznamenejte si jakékoliv překvapení a připravte si nejlepší čas, abyste mohli dělat složité nebo náročné úkoly. Neztrácejte své nejproduktivnější časy, když se honíte faktury a měníte tiskové kazety.
Přemýšlejte o "šéfovém režimu" a "režimu práce"
Přemýšlejte a dělejte odděleně a vylepšíte obojí. Plánujte klíčová rozhodnutí, plánování projektů a kreativní myšlení pro vaše nejaktivnější období - hned po první ráno kávy, řekněme. Každodenní rozhodnutí mohou čekat na méně produktivní časy a ušetřit věci, jako je vyčištění doručené pošty nebo stolu pro polední opar.
Chraňte svou pozornost
Existují dva hlavní typy odtoku, které jsou na vaší pozornosti: vnitřní a vnější. Prvotní je jednodušší: reagovat na e-mail v dávkách spíše než při příjezdu a přidělit časy, kdy máte možnost provádět internetový výzkum. Externí pozornost je silnější, ale pokud se s ní můžete dostat, vyvarujte se zbytečným schůzkám a přepínejte telefon pouze v nastavených časech, než abyste byli stále přístupní. Pokud můžete, občas pracujete z kaváren - není tam nic co dělat, ale pijete kávu a dělejte svou nejlepší práci.
Vytvořte "pozorné kapsy"
To znamená, že během vašeho dne zjistíte časy, kdy neděláte nic. Udržujte fyzické a digitální čtecí soubory - peněženku formátu A4 a aplikaci Instapaper to udělají - takže se můžete dostat během výjezdů nebo přestávek. Jakmile je to druhá povaha, vyzkoušejte "seznam myšlenek", sérii velkých rozhodnutí, která budete synchronizovat s vaším telefonem, na který se můžete obrátit, když čekáte na frontu pokladny samoobsluhy.
Zastavte multitasking
Multitasking je 90. výročí řízení mluvit nesmysly. Tím, že přimějete svůj mozek přejít z jedné věci na druhou, skutečně používáte spoustu duševního úsilí v nastavení času a přitahujete se před děláním (a dokončováním) věcí. Monotasking, zaměřený na jednu věc najednou, je řešením.
Vypadni z kanceláře
"Vaše pracovní prostředí může být plné přerušení a hluku - pod tlakem, náročné, otevřené a frenetické," říká Allcott. "Vaše nejlepší proaktivní práce s pozorností by se měla uskutečnit mimo toto místo." Odsuzujte svého šéfa, abyste ho přijali tím, že vysvětlíte, že potřebujete pracovat z domova nebo z kavárny na den - pak se ujistěte, že děláte některé z nejproduktivnějších prací ten den.
Sbírejte dobré nápady
Nejdůležitější jsou metody zachycení dobrých nápadů, aniž by se jim ztratila pozornost. Udržování tlačítka Twitter "Líbí se" pro věci, které chcete odkazovat, je jedna z možností. Použití grafiky obrazovky vašeho telefonu nebo otevřeného dokumentu aplikace Google Drive jsou další.
Naplánujte odklad
Produktivní trenéři přísahají pomodoro Timer, pojmenovaný po tomato-tvarované časovače populární v high-end kuchyně. Najděte si zdarma na adrese tomato-timer.com a využijte ho k naplánování pravidelných 25 minut trvání nepřerušované práce s pětiminutovými kusy Twitter / Instagram / Angry Birds mezi nimi.
Máte méně setkání
Lidé jsou společenská zvířata, takže setkání se zdá jako produktivní využití času. Někteří lidé mají také sušenky a neúčinnost. Zde je vaše alternativní strategie řízení.
Útěk na stoly
Proveďte schůzky individuálně a pošlete e-mail s žádostí o povolení popovídat někým na stole. Pokud nereagují (nebo se vám vyhýbají), stačí se obrátit na svůj stůl - pokud se nic jiného nebude hodit, abyste se vás zbavili, snižte polstrování, které vytváří schůzky na pokoji.
Zkuste MBWA
Management-By-Walking-Around je konsensus-builder pro lidi, kteří jsou na krátkou dobu: chodit mezi oddělení vašeho domu dva nebo třikrát týdně, nesoucí notebook, je-li to nezbytné zachytit jakékoliv akce nebo nápady, které potřebujete následovat.
Mysli na úroveň nebe
Problém většiny schůzek spočívá v tom, že se zaměřují na detaily, nikoliv na velký obrázek. Když je to nevyhnutelné, použijte je k tomu, abyste se zaměřili na otázky, jako je "Co je důležité zde: jakost nebo cena?" Nebo "Jaký je obecný přístup?" Jakmile se velké věci rozhodnou, správné akce budou následovat přirozeně.
Jak být produktivní Ninja: Znepokojte méně, dosáhněte více a lásky, co děláte Graham Allcott je nyní k dispozici (Icon Books, £ 8.99), koupit na Amazon
