Všichni se nám po dlouhém únavném dni v práci snažíme stékat - ale hluboko, víme, že kdyby byly jen trochu lépe organizované, věci by nebyly tak špatné. Byli bychom více připraveni na úkoly, které se na nás vrhnou, více schopné vypořádat se s neočekávanými komplikacemi a méně pravděpodobné, že budeme paniku, když se blíží konečný termín.
Švédský obchodní guru David Stiernholm to také ví, a proto je to struktör - někdo, kdo pomáhá lidem zvládnout každodenní poruchu a umožňuje jim rozvíjet pozitivní návyky a lepší zaměření.
"Krása strukturovaného je, že i nejjednodušší a nejmenší změny mají často velký vliv na produktivitu - nemluvě o pozitivních emocionálních a duševních účincích," říká Stiernholm.
Využívá tyto principy v podnikání, ale může se vztahovat na cokoli od vytvoření tréninku k plánování události nebo psaní knihy. Postupujte podle osmibodového plánu, který nahradí chaos strukturu.
1. Získejte plán na místě
Zlepšení vašich návyků by mělo být považováno za projekt jako kterýkoli jiný. Takže vaším prvním úkolem je rozhodnout o osm polovičních časových úsecích, kdy budete pracovat na projektu struktury - jako schůzky, jen sami. První slot je ten, v němž naplánujete dalších sedm, takže gratulace, už jste na cestě!
Na této první schůzce najděte způsob, jak se odměňovat při postupu v programu. Pokud je nějaký gadget nebo věc, kterou chcete, udělejte voucher, rozdělte jej na osm žetonů a udělejte token pokaždé, když dokončíte sekci. Nebo máte viditelný displej, kde označujete body. Jeden z mých klientů dostal krabici velkých zápasů a každý z nich napsal podskupinu. Pro každý cíl, který dosáhla, zapálila zápas a užívala si pocitu úspěchu, zatímco zápas vyhořel.
2. Zvolte svůj nástroj
Kde zaznamenáváte úkoly, které musíte udělat? Možná, že některé z nich jsou označeny jako nepřečtené nebo označené e-mailem, s více na Post-Itu nebo v notebooku, zatímco další jsou v nějakém seznamu úkolů. To je běžná chyba. Čím více míst máte pro své poznámky, tím těžší bude zjistit, na co je třeba se nyní soustředit.
Vezměte si kus papíru a zapište všechny věci, které musíte udělat, když vám to napadne. Začněte s tím, co musíte dělat dnes, tento týden a tak dále a pokračujte tak daleko dopředu v čase, jak se cítíte, že je užitečné.
Rozhodněte se, odkud budete od této chvíle udržovat všechny úkoly. Nezáleží na tom, zda se jedná o digitální nástroj, jako je Outlook nebo notebook, nebo dokonce i poznámkové bloky na desce. Jakmile jsou všechny vaše úkoly na jednom místě, okamžitě budete vědět, co je třeba udělat a kdy - a že neztrácíte nic zásadního nebo naléhavého.
3. Upřesněte své úkoly
Jednou jsem pracovala s módní podnikatele, která byla původně porodní asistentkou. Jednoho dne ji navštívila matka, která měla na žaludku neobvyklou vyrážku. Můj klient si pomyslel: "Měli bychom se na to opravdu podívat" a napsali: "Důležité! Břicho! "Na lepivou poznámku a vložil ji na přední stranu zdravotního záznamu pacienta. Po několika dnech zjistila, že záznam pacienta v hromadě. Viděla řadu dalších břicho a teď si nemohla vzpomenout, co to myslela. Ďábel je v detailu při formulování úkolů.
Projděte svůj seznam a konkrétně a důkladně formulujte podrobnosti o všech úkolech. Pokud nejprve musíte udělat jednu věc a potom jednu předtím, než si můžete zkontrolovat úlohu úkolů mimo seznam, rozdělte ji na dvě samostatné úlohy. Ujistěte se, že každý úkol obsahuje sloveso a dejte si pozor na slovesa jako "opravit", "ujistěte se" a další nejednoznačné popisy toho, co máte v úmyslu udělat - byste mohli skončit zakrytí celého projektu za neurčitou frází.
4. Vytvořte své kategorie
Hodnota vytvoření seznamu úkolů je jasná. Nevýhodou je, že při pohledu na dlouhý seznam vašich úkolů se může zdát ohromující. Toto je místo, kde přichází dobrá struktura: kategorizací se vyhnete tomu, abyste byli rozptýleni viděním úkolů, které nemáte v současné době zájem, a bude snadnější soustředit se na tento úkol.
Kde potřebujete fyzicky být, abyste vykonali tento úkol? Jak dlouho bude úkol dokončen? Kdy musí být úkol dokončen? Například pokud během vašeho dojíždění můžete provést 20% vašich úkolů, při kontrole ve vlaku se podíváte pouze na pětinu celého seznamu.
Nástroje digitálního seznamu úkolů umožňují kategorizovat úkoly zaškrtnutím políčka nebo pomocí štítků nebo značek. Pokud je váš seznam úloh ve fyzickém formátu, můžete použít písemné symboly, rozdělit notebook do sekcí pomocí záložky nebo děliče nebo jednoduše použít zvýrazňovače. Začněte tím, že vyberete pouze jeden způsob, jak roztřídit úkoly a postupně přidávat další kategorie - jinak tuto metodu vnímáte jako obtížné a komplikované a vraťte se zpět k zapamatování věcí místo jejich psaní (protože "je to tak rychleji ").
5. Udělejte si čas na rekapitulaci
Neočekávané věci se stávají po celou dobu - a když to učiní, rozvrhy a plány jsou narušeny. Máme v úmyslu provést změnu a vytvořit ambiciózní plán pro to, ale něco neočekávaného nás odhodí. Úkoly, které byly dříve považovány za priority, mohou být náhle již tak důležité jako novější a naléhavější úkol.
Nebezpečí spočívá v tom, že se cítíte odradit místo toho, abyste byli motivováni, a vyvodíte, že vaše pracovní situace je prostě nemožné změnit.Takže byste měli dělat to nejlepší, než očekávat neočekávané. Namísto nového strukturovaného úkolu považujte tento slot za "náhradní" a využijte ho jako příležitost k návratu na cestu, pokud jste zaostávali s některým z předchozích úkolů.
6. Vyhledejte milovníky
Pravidelné kontroly úkolů z vašeho seznamu vám umožní zažít spoustu dalšího kroku a něco dokázat. Ale většina lidí má některé úkoly, které zůstávají v seznamu dny, týdny nebo dokonce měsíce. Prostě tam sedí, kvasí a rozvrací frustraci a mluvím o nich jako o "mlýnských kamenech". Pokaždé, když je vidíte nedokončenou, máte pocit, že jste zklamaní a seznam ztratí nějakou hodnotu. Navíc čím déle dáte tyto věci, tím těžší je začít.
Najděte své mlýnské kameny a pro každý z nich formulujte další možný krok jako úlohu úkolů. Udělejte to malý, tak malý, že se cítíte skoro rozpaky, když ho zapíšete do svého seznamu úkolů, a pak to bude snadné a budete na cestě, cítit se motivovaně - což je mnohem lepší než ucpaná a pasivní. Můžete dokonce získat takovou podporu, že máte pocit, že se každý den potýkáte s jedním nebo více.
7. Čas potřebný k dosažení optimalizace
Existuje spousta míst, kde můžete ukládat dokumenty. Jsou-li fyzické, mohou být v časopisech, visí složky složek, schránky na stole nebo jen hromady; pokud jsou digitální, mohou být na vaší pracovní ploše, na sdíleném souborovém serveru, na USB klíči nebo v cloudu … nebo v několika verzích kterékoli z nich.
Možná budete znát cestu kolem nich, ale pokud jste někdy pryč nebo nemocní, nikdo jiný nebude. Dalším nebezpečím je rozptýlení - čím více souborů nebo hromád, které máte, tím je pravděpodobnější, že se na ně podíváte, zatímco pracujete na jiném a myslíte si na něco jiného, co musíte udělat.
Zvolte jedno (nebo nejlépe více) z těchto úložných míst. Pak zvolte tři z toho, co ukládáte na tomto místě. Pak ji podávejte někde jinde, nebo dokonce lépe ji odhodíte. Jste okamžitě více efektivní.
Studie zaznamenaná v Harvardský obchodní přehled ukázalo, že během osmihodinového pracovního dne se zhruba 70 minut ztrácí na rozptýlení. Pokud tuto ztrátu času můžete snížit pouze o desetinu, vrátíte se zpět za ekvivalent 3½ pracovních dnů ročně.
8. Podívejte se zpět, abyste se podívali dopředu
Tímto způsobem jste si uvědomili mnoho věcí o tom, jak pracujete, a dá vám velmi důležitý strukturální nástroj: předvídavost. Pokud můžete vytvořit pokračující rutinu, která pro vás pracuje, budete moci předvídat nadcházející události.
Rozhodněte, jak často budete muset pozastavit a zkontrolovat svůj seznam a kategorie, kdy to uděláte, aby to fungovalo nejlépe pro vás (v pátek, abyste mohli "uzavřít" týden a relaxovat přes víkend, nebo v pondělí pro začátek týdne proaktivně?), a naplánujte tyto sloty. Vytvořte kontrolní seznam toho, co budete během nich procházet. Zjistíte, že toto vám dává větší prostor - což znamená, že nebudete chyceni v bezprostředních termínech a budete mít menší pravděpodobnost, že na poslední chvíli dokončíte věci.
Super strukturovaný: Jak překonat chaos a vyhrát čas zpět od Davida Stiernholma je nyní mimo, RRP £ 12.99 (LID Publishing). Koupit na amazon.cz
Strategie zabíjení pro zvládnutí vašeho seznamu úkolů
Svět práce se mění podle Alexandry Cavoulacosové a Kathryn Minshew, zakladatelů online kariéry Muse Muse a autorů Nová pravidla práce. Postupujte podle svých doporučení, abyste rychle urychlili váš kariérní postup a našli více času, abyste mohli dělat to, co máte rádi.
Vítězství v boji proti času není o tom, že bychom se snažili stovky nástrojů online prohlašovat, že pomohou odborníkům být produktivní. Ano, tyto nástroje mohou pomoci, ale v zásadě jde o přehodnocení toho, jak budete používat čas. A to začíná každý den s tím, jak uspořádáte své úkoly.
Síť zaměstnanosti LinkedIn sestavila průzkum, který odhalil, kolik našich profesionálních seznamů úkolů potřebuje člověka. Ukázalo se, že jsme skvělí při výčtu věcí, které potřebujeme, ale ne tak dobře, jak je skutečně dělat. Ve skutečnosti téměř 90% odborníků přizná, že do konce průměrného pracovního dne nemohou splnit všechny úkoly na seznamu úkolů. Takže pokud se vám nelíbí, že se každý den potýkáte se stejnými staletými seznamy úkolů - a zkratka - zde jsou čtyři klíčové strategie, které můžete změnit.
1. Uchovávejte jeden seznam úkolů pro jednu práci
Buďme upřímní: pokud byste chtěli získat úplný přehled o všech úkolech, které jste museli udělat v praxi, je pravděpodobné, že jste je nemohli najít na jediném seznamu. Místo toho pravděpodobně máte pár Post-here, uložený návrh ve vašem e-mailu, poznámky zaznamenané v stickies na vašem počítači a možná seznam aplikací nebo dva v telefonu, ne? Ale pokud je cílem skutečně všechno udělat, je nutné mít jedno místo pro vaše pracovní úkoly. Vyberte si způsob výběru a začněte konsolidaci.
Seznam může být ručně napsaný v tvém důvěryhodném plánovači, dokument, který si ponecháte na ploše, aplikaci v telefonu nebo cokoliv jiného - to není o médium, je to o procesu myšlení.
Jen se ujistěte, že jakýkoli způsob, který používáte, můžete přidat do svého seznamu odkudkoliv. To znamená, že pokud používáte aplikaci pro stolní počítače, budete chtít nastavit systém pro zachycení toku, který se otevírá, pokud jste mimo počítač, například úkoly, které jste dostali během schůzky nebo telefonní hovor pamatujete si během svého dojížďky domů, že musíte zítra dělat.
Naší předností je zasílat tyto připomenutí e-mailem sami sobě, poté e-maily odstranit, jakmile je přeneseme do hlavního seznamu.Jednoduché je však psát na lepivé poznámky a přepisovat je do souboru.
2. Dodržujte pravidlo 1-3-5
Jeden způsob, jak jsme změnili nejen naši vlastní produktivitu, ale i náš celý tým na TheMuse.com je podle pravidla 1-3-5, kterou vyvinul Alex. Zde je podstata: v daný den předpokládejme, že můžete dosáhnout jen jednu velkou věc, tři střední věci a pět malých věcí a zúžit seznam úkolů na těchto devět položek.
Zvuk děsivý? No, je to zpočátku. Ale rád, nebo ne, máte jen tolik hodin denně a dostanete jen konečný počet věcí. Vynutit si upřednostnění vytvářením seznamů 1-3-5 znamená, že věci, které dosáhnete, budou věci, které se rozhodnete dělat, spíše než ty, které se dělají.
Samotný počet úkolů může být samozřejmě flexibilní. Pokud například strávíte většinu svého dne na schůzkách, možná budete muset snížit počet úkolů. Nebo je-li vaše pozice taková, kde každý den přináší spoustu nečekaných úkolů a úkolů, můžete zkusit prázdné médium a dvě malé úkoly v přípravě na poslední chvíli od šéfa.
To neznamená, že je potřeba omezit svůj seznam úkolů na pouhých devět věcí. Spíše byste měli mít dva druhy seznamů: jeden velký "kuchyňský dřez" obsáhlý seznam všeho, co musíte udělat v určitém okamžiku (vše na jednom místě) a další, které je kratší a dává vám pochodové objednávky za to, co potřebujete provedeno dnes.
Doporučujeme, abyste než odjíždíte ve večerních hodinách, trvá několik minut, než vymezíte 1-3-5 na další den, takže jste připraveni narazit na zemi, která běží ráno.
Plánování vpřed takhle také znamená, že budete mít schopnost mít více informovaných konverzací s manažerem, když na vás něco klape, co je třeba udělat ihned, stejně jako nástroje, které vám dávají přednost další práci. Například, když překvapivá prezentace padne do vašeho klína, zkuste: "Jistě, mohu vám to dostat do 15:00, ale zprávy Q1 nebudou připraveny až do zítřka, protože jsem měl naplánovaný čas na to dnes pracovat."
3. Dokončete jednu významnou úlohu před obědem
Tenhle může být tvrdý, ale to funguje. Vezměte jeden z vašich velkých nebo středních úkolů a řekněte jim první věc, a to i před kontrolou e-mailu. Důvěřujte nám, není lepší pocit, než před hlavním úkolem před obědem přejít.
Motivační expert a autor Brian Tracy nazývá toto "jíst svou žábu", kývnutí na slavný citát Marke Twaina: "Jezte žít žábu první věc ráno a nic z vás se nebude zít hůř zbytek dne."
Kathryn často identifikuje své "žáby" na další den - nejobtížnější úkoly nebo ty, které ví, že jí bude nejšťastnější - předtím v noci. To jí pomáhá mentálně připravit ji na to, aby se s nimi vyrovnala ráno, a zabraňuje je, aby je odložila až do následujícího dne, pak následujícího dne.
4. Blokujte kalendář
Pokud zjistíte, že jste vždy nadhodnoceni, kolik toho můžete udělat za den, zkuste přidělit čas na každý z vašich to-dos v kalendáři, stejně jako při plánování schůzek. Jakmile definujete úkoly ve vašem seznamu úloh nebo v seznamu 1-3-5, zkuste je rozvrhnout a zablokovat odpovídající čas pro každé.
Důležité je, abyste byli reálni o tom, jak dlouho budou skutečně trvat. Napsání důležitého e-mailu klientovi může trvat 15 minut, například při přípravě strategie Q1 pro váš tým může vyžadovat několik hodin.
Je snadné, ale nebezpečné spadnout do pasti, kdy nechat kritické pracovní produkty být odsouzeny k okamžikům, které byly mezi zasedáními. Jak již jednou řekl ekonom Jan Kenneth Galbraith: "Schůze jsou nepostradatelné, když nechcete dělat nic".
Pokud není popis vašeho pracovního místa jen proto, abyste se scházeli (a hádáme, že to není), blokování času je skvělý způsob, jak zajistit, že jste si vydělali čas na opravdovou práci: věci, které přesouvají podnik vpřed a zákazníci platit společnosti,.
Když to zkusíte, ujistěte se také, že v kalendáři zablokujete čas, který vám umožní pochybovat o e-mailu, brainstormingu nebo jiném důležitém úkolu. Pokud to vaše zodpovědnosti dovolují, pokuste se zablokovat hodinu ráno a hodinu odpoledne, abyste pracovali ve vaší doručené poště - a pak se ujměte, že nebudete trávit čas mezi manipulací s e-maily, když jste plánovali pracovat na něčem jiném.
